新益為5S咨詢(xún)公司概述：5S管理是整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）和素養(yǎng)（Shitsuke）這5個(gè)詞的縮寫(xiě)。5S管理起源于日本，是指在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)對(duì)人員、機(jī)器、材料、方法等生產(chǎn)要素進(jìn)行有效管理，這是日本企業(yè)獨(dú)特的一種管理辦法。那5S管理如何來(lái)管理電子文檔呢？

5S管理咨詢(xún)

整理、整頓、清潔、清掃、素養(yǎng)是5S管理的5項(xiàng)內(nèi)容。其實(shí)，它也可以用在對(duì)電子文檔的管理上面。

在我們平時(shí)的工作中，每天都會(huì)在電腦上生成各種電子文檔。如果管理不好這些文檔，通常最容易發(fā)生的事情就是為尋找某個(gè)文檔而浪費(fèi)時(shí)間。而且還可能會(huì)發(fā)生文檔丟失、新老文檔交替覆蓋等一系列的問(wèn)題。

在單位上使用的電腦，最關(guān)鍵的問(wèn)題在于，我們并不是唯一使用這些文檔的人。如果有人員休假或者工作變動(dòng)時(shí)，有些文檔就會(huì)找不到，或者接手人花過(guò)多時(shí)間尋找，然后又重新整理，從而浪費(fèi)了時(shí)間。解決這樣問(wèn)題的關(guān)鍵就在于，對(duì)文檔也進(jìn)行規(guī)范化的管理。

雖然，我們以前也知道，個(gè)人在電腦上要規(guī)范化的擺放文檔、定期的整理、分門(mén)別類(lèi)的歸類(lèi)等等。但因?yàn)槊總€(gè)人的使用習(xí)慣、文檔的擺放位置、文檔的起名方式不一樣，結(jié)果還是會(huì)造成同一個(gè)文檔，但名稱(chēng)卻不一樣，或者放置的文件夾不一樣而找不到。

但我們的工作卻絕不能因?yàn)楫?dāng)事人不在而耽擱，有沒(méi)有一種工具可以使我們解決這些問(wèn)題呢？應(yīng)用5S管理理念，就可以為我們提供解決這些問(wèn)題的方法和工具。

它可以使我們從相關(guān)的電腦上快速找到需要的文檔，一切都按規(guī)定保存、記錄管理。并統(tǒng)一每個(gè)人的使用習(xí)慣、放置位置、統(tǒng)一起名的方式、統(tǒng)一文件夾的名稱(chēng)等等。

具體的使用和方法是這樣的：

1、5S管理中的整理、整頓用在電子文檔上就是：區(qū)分需要和不需要、經(jīng)常使用和不經(jīng)常使用的文檔。

分門(mén)別類(lèi)，并按日期順序?qū)⑽臋n有序的放置，以便任何人在任何時(shí)候都能在所在的電腦上找到。

例如：我們可以在電腦D盤(pán)上專(zhuān)門(mén)建立一個(gè)WORK的文件夾，所有工作上使用的文檔是在該文件夾內(nèi)。

在此文件夾內(nèi)又包含有多個(gè)不同分類(lèi)的文件夾，如：XX部——程序文件夾，是用于放置包含公司和小部門(mén)的所有工作程序文檔；XX部——各種上報(bào)工作文件夾，是用于放置各種要求上報(bào)的文檔；XX部——辦公系統(tǒng)文件文件夾，是用于放置從公司辦公系統(tǒng)上下載的文檔。

以此類(lèi)推分類(lèi)而出的等等的文件夾。在各文件夾內(nèi)的各文檔名稱(chēng)前又加上年月。

例如：202008——2021固定資產(chǎn)投資計(jì)劃這樣就知道這個(gè)文檔產(chǎn)生于2020年的8月，內(nèi)容是2021固定資產(chǎn)投資計(jì)劃。一目了然，任何人知道規(guī)則后，都可以迅速的找到該文檔。

2、5S管理的清潔、清掃就是：及時(shí)清理無(wú)效和不需要的文檔，將它們刪除或放入數(shù)據(jù)備份文件夾。

例如：我們將2021年所有的文檔放入2021——文檔備份文件夾中。這樣按年份來(lái)備份資料，就不會(huì)把現(xiàn)行有效的文件夾占據(jù)太滿(mǎn)，也便于查找。

3、5S管理的素養(yǎng)就是：制定出對(duì)文檔名稱(chēng)和文件夾的規(guī)則、方法等，使之成為部門(mén)5S管理人員自發(fā)的、習(xí)慣性的行為。關(guān)鍵還在于，部門(mén)的每個(gè)人都必須按照規(guī)定的這個(gè)規(guī)則執(zhí)行，并培養(yǎng)成習(xí)慣。

5S管理理念如何管理電子文檔？以上就是新益為5S咨詢(xún)公司的相關(guān)介紹，做好企業(yè)的5S管理工作就是為精益生產(chǎn)管理活動(dòng)打下基礎(chǔ)，讓精益生產(chǎn)管理在企業(yè)中發(fā)展有一個(gè)良好的前提。